一、办公效率提升
传统档案管理重要依靠的是人，而数字化过后的档案管理主要依靠的是电脑或者手机，以往的档案调取是由人工在档案中调取，既不便捷又不方便，
而档案管理系统只需在电脑中输入要调取的档案信息就能进行查阅。
办公效率提升对于一个企业来说意义非凡，意味着可以在固定时间内产出更多的效益，而效益又是一个企业较为看重的。
二、减轻了档案管理工作压力
传统档案管理人员工作繁琐，而且人员流动性大，尤其交接工作时，要有好多情况要重新了解，这不仅不利于工作开展，
而且也加大了档案管理人员的工作压力，而使用档案管理系统，只需要熟悉软件操作流程就可以进行档案管理。
之前的档案管理工作压力非常大，导致的员工离职率非常高，而企业培养一个员工也是需要很多时间或者金钱其他成本，
而档案管理系统的广泛使用，不仅帮助了档案管理人，也让公司省去了大量时间。
三、OA远程办公的实现
疫情期间，大家越来越发现线上远程办公的重要性了，如果可以足不出户就实现办公就好了，很多的行业都已经实现远程办公了，
档案数字化帮助了档案管理人员实现远程办公，档案数字化过后，纸质档案转变成电子档案，由档案管理系统进行统一有效的管理，
以往的档案调取需要去档案室调取，而数字化过后，就可以在电脑上进行操作，这就实现了档案管理的远程办公。
远程化办公在疫情过后已经成为现在办公的趋势，无纸化的办公不仅节省资源也符合我国的提倡，是十分具有必要的。
四、档案的安全性提高
档案的安全性一直以来是一个档案管理中的难题，这里既有对档案实体的保护，又有对档案的防泄密工作。
纸质档案的查阅难以避免因为时间或者因为经常翻阅而导致档案的破损或者损坏，应用档案管理系统，可以使档案数字化，这就避免了档案损坏。
传统档案管理的另一问题很容易出现档案借阅未能及时归还或者档案胡乱存放导致丢失或者泄密，而档案管理系统能够设置权限，
无权限用户无法预览或者下载涉密档案信息，这是传统档案管理所不具备的。
档案的安全问题是令人头痛的一个问题，企业之间都有商业机密，而机密的泄露导致企业亏损甚至破产的也不在少数，这足以看出档案管理系统的必要性。
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